AUTOMATIZAR, PERO TAMBIÉN MEJORAR. Muchas veces vemos que las expectativas que cierta solución tecnológica permitirá alcanzar un crecimiento esperando, no se cumplen, pese a importantes esfuerzos financieros y humanos. Una de las razones más frecuentes está en los PROCESOS. Y es que no se aprovechan estas oportunidades para realizar los cambios y ajustes que sacarán el mejor rendimiento a las nuevas herramientas.
Optimizar y automatizar procesos implica mucho más que solo comprar un nuevo software y eliminar los documentos en papel. Se requiere tener una visión integral de cómo la organización administra los recursos.
¿Por qué automatizar los procesos? Existen muchas razones, por ejemplo:
- Reducir, en la medida de lo posible, todas las ineficiencias técnicas y productivas presentes en la compañía, así como los posibles errores que puedan derivarse de ellas.
- Disminuir el tiempo de ciclo del proceso.
- Reducir los recursos necesarios para realizar la actividad, lo que redunda en una mejora de la productividad y una reducción de costos.
- Mejorar la calidad del producto o servicio, al menos la que perciben los clientes.
Seguiremos viendo algunos consejos relacionados con experiencias que, probablemente, ya has tenido que vivir o con las que tendrás que lidiar en algún momento.
AUTOMATIZA + MEJORA: ALGUNOS CONSEJOS
Como ya hemos mencionado, la mera automatización no necesariamente entregará mucho más valor a la compañía. Un proceso automatizado, pero debidamente optimizado, es el que generará el máximo valor. Consideremos, entonces:
- La optimización de los procesos precede a la automatización. No implementes un sistema de información o solución tecnológica si no has optimizado el proceso de negocio en primer lugar. También es cierto que la optimización diseñada puede considerar como “input” o antecedente el abanico de soluciones tecnológicas disponibles, pero eso es parte del análisis que deberás hacer.
- La optimización debe considerar ante todo el objetivo de la compañía. En otras palabras, no se trata de poner por encima el «lucimiento» de un área, ostentación de tecnología y un sinfín de otros motivos. Lo importante es el RESULTADO de la compañía y el cumplimiento de sus OBJETIVOS como un todo.
- La optimización reconsidera cada paso del proceso, con foco en los objetivos y continuidad del negocio. No basta con la secuencia o aspectos generales del proceso. Cada paso a su vez tiene oportunidades de optimización, incluyendo la supresión de actividades que no agregan valor, por ejemplo.
- La automatización se implementa sobre procesos mejorados. No escojas ni comiences a implementar una solución tecnológica sin antes haber trabajado sobre el proceso y su optimización.
- Se debe priorizar la automatización donde esta genera más valor. No seas excesivamente ambicioso. Una solución tecnológica operando solo sobre aspectos claves del proceso podría ser de mayor valor que un proyecto TI que intente una cobertura más global.
