Logrando tras 16 meses de trabajo conjunto, poner a TI al servicio de la eficiencia en el desarrollo de proyectos y en camino hacia la transformación digital. Una preocupación permanente de las organizaciones es buscar mejoras y nuevas tecnologías para optimizar las operaciones y avanzar en el proceso de la transformación digital.
Es así que identificando las limitaciones que ralentizan los procesos de presupuestos de los proyectos de la industria minera, PMO360 SPA con el área de Control e Integración de la Gerencia de Proyectos de Minera Centinela de Antofagasta Minerals S.A. se propuso desarrollar un sistema informático que pudiera resolver estos problemas, entregando una mejora significativa al método de trabajo.
¿Qué problemas existían en la operación de procesos que llevaron al desarrollo de esta nueva plataforma tecnológica?
¿Cuáles fueron los objetivos que nos planteamos conseguir con este “Sistema de Gestión de Iniciativas CAPEX”?
El Ingeniero de Control de Costos y Programación de la Gerencia de Proyectos dice que “al trabajar previamente en los procesos presupuestarios de los años previos nos dio la comprensión que los siguientes procesos deberían ser diferentes”.
“Nos dimos cuenta que existían una serie de oportunidades de perfeccionar el proceso presupuestario y llevar a la compañía a dar un paso significativo hacia la transformación digital, razón por la cual nos propusimos hacernos cargo e impulsar una mejora sustantiva”.
Los problemas con los que se encontraron y que les llevó a empatizar con el área de Control CAPEX de la Gerencia de Administración y Finanzas (dueños del proceso de presupuesto de los proyectos de la compañía), fueron los siguientes según señala el Ingeniero de Control de Costos y Programación de Minera Centinela:
- “Gran cantidad de información y de versiones de documentos, lo que implicaba varias revisiones, con la incertidumbre de si se estaba incorporando al proceso de presupuesto, la última versión del documento.
- La información no estaba centralizada en una base de datos en línea, lo que obliga a que se realicen actualizaciones manuales.
- No existía un workflow definido y con trazabilidad y corroboración de los cambios.
- No existía un conocimiento del estatus “en línea” de las iniciativas para presupuesto.
- El uso de Excel como única herramienta, no era la mejor plataforma para el trabajo, por la corrupción de los formatos y problemas en la confiabilidad de la información de las bases de datos.
- El proceso no contaba con validadores de consistencia de la información en el origen o de requisitos mínimos de completitud.
- El proceso no permitía guardar de manera sistematizada los respaldos de las iniciativas CAPEX.
- El proceso de revisión final por parte del equipo ejecutivo, se traducía en la revisión del orden de 100 archivos Excel en largas reuniones, donde eventualmente los Gerentes se enteraban en ese momento de las solicitudes de presupuesto, dificultando el proceso de conformación del presupuesto final”.
El Objetivo por tanto que se planteó la Gerencia de Proyectos fue la de implementar un sistema informático que viniera a resolver la totalidad de los problemas o mejoras detectadas al proceso.
Para ello, se reunieron con el área de Control de Gestión de la gerencia de Administración y Finanzas y decidieron en conjunto, trabajar y financiar una nueva forma de hacer las cosas.
¿Cómo fue el desarrollo de esta tecnología?
Para el desarrollo de esta iniciativa Minera Centinela se hizo asesorar por el equipo TICA de AMSA con quienes fueron al mercado a buscar proveedores que les pudieran ofrecer una solución desarrollada a la medida de sus necesidades, adjudicando los servicios de desarrollo a nuestra empresa PMO360 SPA, quienes ya habíamos trabajado con AMSA en otras iniciativas.
El equipo de trabajo que se conformó entre TICA AMSA, la Gerencia de Administración y Finanzas y la Gerencia de Proyectos y la Unidad de Software Factory de PMO360, ha resultado en un trabajo de muy alto desempeño, tanto desde la mirada técnica de desarrollo de software como desde el punto de levantamiento del proceso y requerimientos y funcionalidades del sistema.
¿Cuáles son las características de esta plataforma? y ¿Cómo opera?
Las principales características de esta plataforma tecnológica, radican en que es un sistema digital, con información en línea, donde cada participante del proceso en sus diferentes roles, tendrá un usuario y clave de acceso asociado a un perfil definido en la plataforma. La administración recae en el Jefe de CAPEX de la compañía.
El sistema cuenta con un panel central que permite navegar entre 6 módulos o funciones del sistema: Ejercicio de Planificación, Gestión de Iniciativas, Ejercicios Oficiales, Estadísticas, Documentos y Contacto Administrador.
Ejercicio de Planificación: En este módulo, el usuario con el perfil de Gestor de Iniciativas, ingresa los datos que antes hacía en una planilla Excel, en la llamada “Ficha CAPEX”, ahora se realiza el ingreso a nivel de formularios con listas desplegables, respondiendo consultas, adjuntando documentos de respaldo, etc. Lo que hace que el proceso ahora digital, sea más fácil y amigable.
Una vez completada la información, el gestor guarda y envía para revisión la iniciativa en un workflow de distintos revisores y aprobadores, dependiendo del tipo de proyecto, impacto del proyecto en la organización, los riesgos que resuelve y el presupuesto requerido. El estatus de la iniciativa se visualiza en el módulo:
Gestión de iniciativas: En este módulo el usuario tendrá acceso a toda la información relevada y el estatus de la iniciativa.
El módulo Estadísticas: Permite mediante filtros analizar la información según se requiera y compararla con los ejercicios presupuestarios de otros periodos y visualizarla mediante gráficos predeterminados.
El módulo Ejercicios Oficiales: Permite descargar y visualizar las bases de datos de los ejercicios de planificación ya finalizados.
El módulo Documentos: Permite visualizar y descargar las normativas, directrices y utilidades asociadas a los procesos de planificación CAPEX, y finalmente:
El módulo Contacto Administrador: Permite acceder a un formulario tipo correo para canalizar consultas y requerimientos de ayuda al administrador del proceso.
La estrategia de implementación considera el uso de esta herramienta en Minera Centinela a partir del año 2019 y en una segunda etapa con la asimilación de las lecciones aprendidas, incorporarlas en las demás compañías del grupo.
¿En qué Etapa se encuentra el desarrollo de esta plataforma?
El Ingeniero de Control de Costos y Programación de la Gerencia de Proyectos de Minera Centinela indica que “El sistema se encuentra en producción y ha sido explotado por Minera Centinela en el Proceso de Caso Base / Caso Desarrollo entre marzo y mayo del 2019 y luego para el ejercicio presupuestario CAPEX 2020 que se realiza entre septiembre y octubre de 2019, siendo esta la primera utilización de este sistema en el ejercicio presupuestario oficial completo”.
Para inicios del 2020, Minera Centinela proyecta la realización de la fase 2 en la que la plataforma se enriquecerá con las mejoras sustantivas que se han identificado durante el uso de la herramienta durante este 2019.
En el marco del trabajo desarrollado, desde su visión, ¿cuál es el impacto de esta plataforma tecnológica en los procesos de Minera Centinela?
El Jefe del Área de Control e Integración de la Gerencia de Proyectos de Minera Centinela precisa que: “La incorporación de esta plataforma en los procesos de la minera es una herramienta fundamental que nos ha permitido digitalizar y automatizar procesos, minimizar el trabajo repetitivo, generar data sistematizada para mejores análisis y así enfocarnos en lo realmente importante, generando valor y una mayor productividad”.Y continúa: “Este Sistema de Gestión de Iniciativas CAPEX, nos permitirá un mayor involucramiento de todos los participantes del proceso desde su gestión en las áreas operativas hasta en la decisión final en el Comité Ejecutivo, mejoras en la calidad y consistencia de los datos, mayor trazabilidad y respaldos de los proyectos propuestos, manejo de versiones, almacenamiento y disponibilidad de la información como los principales impactos positivos del sistema”.